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5 unbezahlbare Tipps für den guten Start Ihres Ausstellungsprojekts

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Es gibt Projekte in der Ausstellungsgestaltung, die wir ganz besonders lieben. Das sind die für Museen, die sich gerade neu aufstellen. Die also neu eröffnet werden, mit neuem Team, neuen Themen, neuem Haus. Oder auch die Projekte, bei denen Museen nach Jahren zum ersten Mal auf die große Reise zu einer neuen Ausstellung aufbrechen.

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Warum wir diese Aufträge so lieben?

Wir mögen Abenteuer. Und in solchen Projekten verstecken sich große Abenteuer. Verbunden mit ihren zentralen Fragen: Werden wir am Ziel ankommen? Und wenn ja, wie kommen wir an?

In diesen Projekten ist nicht alles festgelegt. Da gibt es Schätze zu heben, es lauern Gefahren und Überraschungen. Da sind die Spielräume groß. Es wird mit viel Hoffnung und Herzblut gearbeitet.

Und vor allem: da ist wenig Platz für Routine.

Das ist toll. Und ein Problem. Wenig Routine heißt, dass die Abläufe bei allen Beteiligten nicht zu 100% sitzen. Wie auch – wir sind ja auf Abenteuer-Tour.

Hier sind 5 Überlebenstipps für den Beginn erfolgreicher Ausstellungsprojekte, die mein Team und ich uns in beinahe 20 Jahren mal mit weniger und mal mit mehr Schmerz erarbeitet haben.

Lesen Sie sie und nehmen sich, was Sie davon brauchen.

Nehmen Sie sich Zeit für den Anfang

Ob ein Projekt gut und flüssig verläuft, wird am Anfang entschieden. Nicht, dass ein guter Anfang Konflikte im Projektverlauf grundsätzlich vermeiden könnte. Aber: Wenn wir gleich am Anfang ins Projekt hineinstolpern, sind Konflikte auch im späteren Verlauf besonders wahrscheinlich.

Der Anfang gibt den Ton an. Menschen gewöhnen sich schnell an Abläufe und Zustände. Sorgen Sie gleich zu Beginn dafür, dass die Arbeit von sinnvoller Struktur und Qualität geprägt ist. Dann wird auch mitgezogen und in diesem Sinne weitergearbeitet.

Klären Sie deshalb gleich zu Beginn diese 5 Dinge und Ihr Ausstellungsprojekt wird mit Sicherheit flüssiger und zielgerichteter verlaufen.

Klärung Nr. 1: Wie stellen Sie sich das Projekt vor? Wie weit liegen unsere Vorstellungen auseinander?

Uns interessieren zu Beginn besonders die Dinge, die die Basis des Projekts bilden. Grundsätzliche Vorstellungen und Richtungen, sie sich später nicht mehr ohne finanzielle Unannehmlichkeiten oder persönliche Konflikte lösen lassen.

Zum Beispiel:

  • Wie stellen Sie sich die Ausstellung vor? Revolution oder Evolution, konzentrierte Exponatpräsenation oder bunte Erlebniswelt?
  • Was finden Sie wichtig?
  • Was finden wir wichtig?
  • Was ist Ihr Ziel mit der Ausstellung?
  • Sie können Audioguides überhaupt nicht leiden? Warum?
  • Wie arbeiten Sie, wie funktionieren ihre Abläufe?

Unser Mittel der Wahl dazu ist der Workshop. An seinem Ende stehen individuelle und gemeinsame Ziele. Auf diese Weise können wir uns und unseren Kunden viele Umwege sparen. Und wir werden erkennen, dass wir unsere Ziele nur gemeinsam erreichen können.

Klar. Sonst müssten wir ja auch nicht zusammenarbeiten.

Aber es geht erst in zweiter Linie um unsere und Ihre Ziele und Präferenzen. Denn wir arbeiten ja nicht für uns, sondern für unsere Kunden – die Museumsbesucher.

Klärung Nr. 2: Wer sind eigentlich unsere Besucher und was gefällt denen?

An dieser Stelle geht es um nichts geringeres als eine Perspektivwechsel. Das ist schwierig. Aber wir wissen recht gut, wie er einfach gelingen kann.

Dabei bewegen wir uns von der Aussage:
„Das gefällt mir und meinen Kollegen“

zur Aussage:
„Das gefällt unseren Besuchern.“

Wobei es „die Besucher“ ja gar nicht gibt. Für die Konzeption und Gestaltung ist es ein riesiger Unterschied, ob die Ausstellung künftig von Zufallsbesuchern und Ausflüglern besucht wird oder von fachlich sehr Interessierten, die ganz gezielt in die Ausstellung gehen.

Wir nutzen gern die Persona-Methode, um uns in die künftigen Besucher besser hineinzudenken. Dabei ergründen wir die Präferenzen, Ängste und Trigger, die wir berücksichtigen müssen, um wirksam mit ihnen zu kommunizieren. Das tun wir für alle Zielgruppen, die sie ansprechen möchten. So verschieden sie auch sein mögen.

Auf diese Weise können wir eine Ausstellung konzipieren, die nicht an den Interessen der Ausstellungszielgruppen vorbeigeht, sondern sie genau trifft.

Klärung Nr. 3: Welche Aufgaben liegen vor uns und wann müssen wir sie lösen?

Ausstellungsprojekte laufen häufig über viele Jahre. Wir haben Projekte zum Erfolg geführt, die über mehr als 7 Jahre liefen. Kein Mensch kann sich so einen Prozess en détail vorstellen und zu Beginn ableiten, was exakt in zwei Jahren zu tun ist.

Wir müssen uns daher die Zeit nehmen, um einen Zeitplan gemeinsam und Stück für Stück aufzubauen und die notwendigen Aufgaben und gegenseitigen Abhängigkeiten darzustellen.

Denn es entsteht großer Frust, wenn wir mit der Arbeit anderer unzufrieden sind. Oder wenn jemand auf die Arbeit anderer warten muss. Diesen Frust – und auch die daraus entstehenden Mehrkosten – können wir vermeiden, wenn alle ein ähnliche Vorstellung von dem haben, was vor uns liegt.

Klärung Nr. 4: Wer ist wofür verantwortlich?

In Museen, in denen regelmäßig Sonderausstellungen erstellt werden, ist allen Beteiligten klar, welchen Aufwand eine solche macht.

Wenn allerdings eine neue Dauerausstellung erarbeitet werden soll, sind die gewaltigen Mehrbelastungen häufig nicht allen bekannt. Denn neben der Konzeption der neuen Ausstellung – ihren neuen Themen, Exponaten, Texten – steht häufig und zur gleichen Zeit auch die Sanierung des Bestandsgebäudes oder ein Neubau an.

Und damit stellen sich nochmal tausend Fragen. Sie betreffen Bausitzungen, Aktenvermerke, Abrechnungen in Jahresscheiben und vieles mehr. Es gilt, neues oder temporäres Personal zu finden, vertraglich zu binden, zu koordinieren, deren Arbeitsergebnisse zu bewerten und abzunehmen. Das eigene Personal muss auf diesem Weg „mitgenommen“ werden.

Diese Aufgaben müssen auf mehrere Schultern verteilt werden. Wenn die Verantwortung nicht klar verstanden wird, drohen riesige Konflikte.

Daher ist es wichtig, dass wir gemeinsam klären:

  • Wer macht was?
  • Wer verantwortet was?
  • Wer muss unbedingt gefragt werden?
  • Welche Aufgaben sind nicht verteilt?

Nur wenn all diese Fragen klar beantwortet sind, kann ein solches Projekt auch gesteuert werden.

Klärung Nr. 5: Begriffe und Abläufe klären

Als Ausstellungs- und Museumsgestalter gehen wir in einen Dialog mit unseren Kunden. Wenn man sich auf das Minenfeld zwischenmenschlicher Kommunikation begibt, wird man nicht immer richtig verstanden. Das gilt für beide Seiten.

Natürlich gibt es in unserer Branche ein konsensfähiges Vokabular. Es passiert selten, dass unsere Kunden uns missverstehen. Das gilt ebenso umgekehrt. Wenn einer unserer Museologen mit einem Kurator spricht, mag es sein, dass Umstehende mit den Achseln zucken müssen – die betroffenen Personen auf beiden Seiten können der Unterhaltung in jedem Fall folgen.

Einige Begriffe müssen dennoch des öfteren geklärt werden, weil sie von Beteiligten entweder in verschiedenen Kontexten gehört wurden oder nicht allgemeinverständlich sind. Was meinen wir zum Beispiel mit Drehbuch oder Grobkonzept, mit Synopse, Treatment oder Exposé? Was meint unser Kunde?

Dasselbe gilt für Abläufe.

  • Welche Werkzeuge braucht man wirklich und wann?
  • Und welche Informationen müssen in einem Medienkonzept enthalten sein?
  • Ist eine Exponatliste in Excel für eine Arbeitsgruppe überhaupt praktikabel?

Unser Vorschlag lautet an dieser Stelle immer: Wir diskutieren nicht über die Begriffe, sondern schauen uns die Werkzeuge an. Was nutzen wir als Exponatliste, welche Informationen sollte sie enthalten und wann sollten diese verbindlich feststehen?

Auf diese Weise gelangen wir zu einem gemeinsamen Wort- und Methoden-Set, dass diesem einen und einzigartigen Ausstellungsprojekt gerecht wird.

Ein kurzes Schlusswort

Hätte ich nur 3 Sätze, um diesen Artikel zusammenzufassen, dann würde ich schreiben:

  • Reden Sie viel miteinander.
  • Treffen Sie sich häufig.
  • Erklären Sie sich gegenseitig alles, was sich erklären lässt.

Hätte ich nur ein Wort, so wäre es „Kommunikation“.

„Na klar“ werden Sie sagen. „Man muss immer viel kommunizieren“. Aber Hand auf’s sprichwörtliche Herz: ist das nicht lästig? Entsteht nicht der Eindruck, dass E-Mails und Telefonate von der wichtigen Arbeit ablenken?

Alles eine Frage des Standpunktes und der Organisation, behaupte ich. Und der Art der Gestaltung. Heben Sie Ihre Kommunikation wann immer es geht auf ein zwischenmenschliches Niveau. Telefonieren Sie zum Beispiel, anstatt sich E-Mails zu schreiben.

Oder noch besser: treffen Sie sich. Regelmäßig. Schaffen Sie feste und wiederkehrende Termine, die langfristig geplant und bekannt sind; die man gut und zeitlich höchst bequem vorbereiten kann.

So erreichen Sie in einem Ausstellungsprojekt echte Kommunikation mit maximaler Wirkung und vermeiden, was wir alle so fürchten: ungeplante Anrufe und E-Mails, die am Samstagabend beim Blick auf das Smartphone für Stress sorgen.

Kurz: sie verwandeln invasive Kommunikation, die oberflächlich bleibt und niemals so richtig in den Plan passt, in Abstimmungsrunden, deren Beteiligte ihre Zeit effektiv genutzt haben und zufrieden auseinandergehen.

So ermöglichen sie wirksame Projektplanung.

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