ausstellung-kosten-planen

So lange es auch dauert, eine Ausstellung zu planen und zu organisieren: der Startschuss zu ihrer Realisierung kann schnell und unerwartet fallen. Als verantwortliche Person einer Gedenkstätte oder eines Museums erhalten Sie eines Tages einen Förderbescheid, der für Sie Freudentränen und kalten Angstschweiß bedeuten kann. Vom einen auf den anderen Moment sind Sie im Planungsmodus.

Natürlich wissen Sie, welches Ausstellungsthema im Mittelpunkt stehen wird. Aber damit sind längst nicht alle Fragen beantwortet.

Vielleicht kreisen auch diese Fragen in Ihrem Kopf:

  • Welche neuen Schwerpunkte, neuen Zielsetzungen, neue Inhalte sollen in der neuen Ausstellung dargestellt werden?
  • An welche (neuen) Zielgruppen wendet sich die Ausstellung?
  • Welche planerischen und baulichen Aufwände sind nötig, damit die Ausstellungsräume zeitgemäßen Anforderungen gerecht werden?
  • Wie soll mit Barrierefreiheit, Inklusion, Brandschutz, Exponatschutz umgegangen werden?
  • Welche Schritte sind in welcher Reihenfolge notwendig – wie sieht der Rahmenzeitplan aus?
  • Welche Ressourcen und welches Personal, auch freie Mitarbeiter, werden benötigt? Wie können die gefunden und gebunden werden?

Und über allem die Frage:

Was wird das alles kosten?

Denn Geldsegen hin oder her: Jeder Cent muss sinnvoll eingesetzt und seine Verwendung lückenlos nachgewiesen werden.

Eine Kostenschätzung für Ausstellungen ist jederzeit möglich – man muss nur wissen, wie es geht.

Wir begleiten und organisieren viele Ausstellungsprojekte in Museen, die nach vielen Jahren eine vorhandene Dauerausstellung erneuern oder eine gänzlich neue Dauerausstellung entwickeln.

Anlass sind nach unserer Erfahrung meist die Sanierung des für die Ausstellung vorgesehenen Gebäudes und, wie schon skizziert, die Zuwendungen von Fördermittelgebern.

Fassen wir zusammen:

  • Anlass: klar.
  • Förderhöhe: klar.

Was zu diesem Zeitpunkt fast nie klar ist: Wie Ausgaben und Budget zusammenpassen werden. Vor allem, da Konzept und Umfang der Ausstellung in dieser Projektphase häufig noch unbekannt sind.

Ein grober Überblick würde hier helfen. Schaffen Sie ihn sich.

So geht’s:

Grundsätzlich: Was sind überhaupt Kosten?

Betriebswirtschaftlich betrachtet sind Kosten die geldmäßige Bewertung von betrieblichen Leistungen. Die Kosten von Ausstellungen werden in Honorare und Realisierungskosten unterschieden.

Honorare sind in der Regel Personalaufwendungen, die sowohl intern (Angestellte) als auch extern (Planungsbüro, Fachplaner) entstehen können. Egal, ob es um das Organisieren, die Planung, die Gestaltung oder das Bauen geht.

Realisierungskosten sind Kosten für materielle Güter: Vorsatzwände, Medienstationen, Bodenbeläge, Vitrinen für Exponate.

Ein Kosten- und Finanzierungsplan als Leitplanke

Im ersten Schritt sollte die Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplans stehen. Dabei ist es wichtig, alle Kostenarten zu erfassen.

Es sei denn, Sie mögen den Nervenkitzel des Unvorhergesehen.

Dieser Plan dient Ihnen als Übersicht über das gesamte Projekt und wird im weiteren Projektverlauf immer wieder den Rahmen der Möglichkeiten abgrenzen. Aus vielen Jahren Erfahrung wissen wir: Im Laufe eines Ausstellungs-Projekts tauchen mit Sicherheit Kosten auf, an die zu Beginn nicht gedacht wurde.

Für alle Kostenpositionen gibt es kostensenkende und kostensteigernde Faktoren, die direkten Einfluss auf das Budget und damit die finanziellen Umsetzungsmöglichkeiten nehmen.

Der Kostenplan für eine Ausstellung könnte in der ersten Ebene nach den folgenden Positionen gegliedert sein:

  1. Organisation, Leitung, Durchführung (interne und externe Honorare).
  2. Reise- und Aufenthaltskosten
  3. Ausstellungs- und Produktionskosten
  4. Publikationen
  5. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit (vom Plakat bis zur Social-Media-Kampagne)
  6. Sonstige Kosten

Wir beschäftigen uns hier gezielt nur mit den Kosten, die unmittelbar die Gestaltung und die Produktion der Ausstellung bis zur Ausstellungseröffnung betreffen:

den Ausstellungs- und Produktionskosten.

Zwei Varianten, um die Kosten einer Ausstellung vorab zu planen

Um zu Projektbeginn die Ausstellungs- und Produktionskosten für ein Ausstellungsprojekt zu ermitteln, gibt es verschiedene Herangehensweisen.

Variante 1: Die Quadratmeter-Methode

Diese Form der Kosten-Ermittlung ist gut, wenn zu Projektbeginn ein Gesamtbudget ermittelt werden muss, ohne dass Details bekannt sind. Also besonders dann, wenn Sie den Fördermittelbescheid gerade erst zur Seite gelegt haben und erste grobe Ideen durch Ihren Kopf schwirren.

Sie eignet sich auch dann, wenn Fördermittel erst beantragt werden müssen.

Diese Kostenermittlung nach Kategorien basiert auf der Erkenntnis, dass es unterschiedliche Ausstellungstypen gibt, die unterschiedliche Aufwände (Kosten) verursachen:

ausstellungsgestaltung-leipzig

Einfache Tafelausstellungen sind Ausstellungen (häufig Wanderausstellungen) für die weder Vitrinen- noch Medientechnik benötigt wird.

kosten-ausstellung-kalkulieren

Didaktisch aufbereitete Ausstellungen. Das sind Ausstellungen mit Schwerpunkt auf der Präsentation von Exponaten und hohem Aufwand  didaktischer Mittel, wie Grafik, Illustration, Ausstellungsmedien.

Gutes Beispiel:  Unsere Ausstellung im Deutsch-Russischen Museum Berlin-Karlshorst 

ausstellung-kosten-planen

Ausstellungen mit interaktiven und Hands-On-Elementen geben den Gästen die Möglichkeit Dinge auszuprobieren. 

Gutes Beispiel: Der Supermarkt im Haus der Tausend Teiche

ausstellung-konzept-und-kosten

Multimediale Ausstellungen haben einen hohen Anteil an digitalen und multimedialen Komponenten.

Gutes Beispiel: Das Schattentheater in den „Porzellanwelten Leuchtenburg“

finanzierungsplan-ausstellung

Immersive Ausstellungen lassen die Gäste in eine Ausstellungswelt „eintauchen“. Neben der aufwändigen Gestaltung und Beleuchtung, ist es die Medientechnik (Sensoren, Steuerung, Projektionen) die die „Immersion“ erzeugt.

Gutes Beispiel: Der Vulkanausbruch im „Vulkanerlebnis Parkstein“.

Für die erste grobe Kostenermittlung muss abgeschätzt werden,

  • welcher Ausstellungstyp,
  • und welche Ausstellungsfläche

beinhaltet sein werden.

Multiplizieren Sie einfach die benannten Quadratmeterkosten des gewünschten Ausstellungstyps mit der wahrscheinlich beanspruchten Fläche des Ausstellungsbereiches.

Als Ausstellungsbereich definieren wir die Fläche am Ausstellungsort, die ganz oder teilweise mit Ausstellungselementen ausgestattet wird. Auch in die Ausstellung integrierte Zonen wie Filmvorführräume und pädagogische Bereiche werden mitgerechnet.

Natürlich sind für eine Kostenermittlung auch „Mischungen“ dieser Ausstellungstypen möglich.

In der folgenden Liste sind Von-bis-Spannen angegeben (alles netto!). 

  • Einfache Tafelausstellungen: 400 – 900 €
  • Didaktisch aufbereitete Ausstellungen: 900 – 1.400 €
  • Ausstellungen mit interaktiven und Hands-On-Elementen: 1.400 – 2.000 €
  • Multimediale Ausstellungen: 1.700 – 2.900 €
  • Immersive Ausstellungen: 2.200 – 4.600 €

Wenn die Anforderungen hoch sind oder die Ausstellungen flächenmäßig eher klein (unter 400 qm) sind, sollten Sie sich eher an den Maximalwerten orientieren. Bei großen Ausstellungen (über 1.500 qm) können Sie mit geringeren Quadratmeterkosten rechnen.

Variante 2: die Referenzpreis-Methode

Nutzen Sie diese Methode dann, wenn die Vorstellungen von Ihrer Ausstellung schon detailreich sind.
Zeichnen Sie dazu auf einem grob vermaßten Grundriss die Elemente ein, die Sie sich zu diesem Zeitpunkt wünschen und vorstellen können:

  • Vitrinen
  • Sitzmöbel
  • Didaktische Elemente
  • Medien- und Experimentier-Stationen

Eine Checkliste zur Ermittlung der Kosten können Sie hier herunterladen. 

Mit dieser Checkliste bewerten Sie bitte auch die Nutzbarkeit vorhandener Ausstellungstechnik (z. B. der Beleuchtungsanlage).

Und dann? Senden Sie uns Checkliste und Grundriss. Wir ermitteln die Kosten innerhalb 5 Arbeitstagen. Die Kosten dafür betragen je nach Aufwand 200 bis 500 €.

Wenn Sie hierzu Fragen haben, rufen Sie uns einfach an

Noch ein paar Tipps aus 20 Jahren Erfahrung

  1. Fordern Sie für Ihr Ausstellungsprojekt ein präzises, detailliertes Budget-Controlling. Lassen Sie sich jedes Detail erläutern. Seien Sie skeptisch bei Änderungen und Mehrungen.
  2. Rechnen Sie im Budget eine Reserve ein – eventuell müssen Sie diese geschickt einflechten. Denn wirklich immer stellt sich im Verlauf eines Ausstellungsprojektes Unvorhergesehenes ein. Manchmal ist es zum Glück nur der Aufwand für das digitalisieren historischer Fotos, der am Beginn vergessen wurde. Häufig sind es aber weitaus größere Posten, die für schlaflose Nächte sorgen. Normalerweise ergeben sich erst im Prozess der Ausstellungsplanung die Ideen, die eine Ausstellung unverwechselbar machen. Und diese sind meist teuer in der Umsetzung. Wenn keine Reserve eingeplant wurde, fehlen dann Spielräume, um diese guten Ideen umsetzen zu können.
  3. Verteilen Sie klar die Verantwortungen in Ihrem Team und verlangen Sie das auch auf Seiten des Ausstellungsgestalters. Wer liefert was an wen? Was erwarten Sie von den Gestaltern und was benötigen die von Ihnen?
  4. Richten Sie sich auf Änderungen im Projektverlauf ein und fordern Sie von allen Projektbeteiligten genau deshalb einen plausiblen, strukturierten Zeitplan für alle Gewerke. Auch auf Seiten des Museums – denn die Erarbeitung der Inhalte benötigt viel Zeit, mehr als oftmals angenommen wird. Bestehen Sie auf die Einhaltung der Deadlines.
  5. Unterschätzen Sie nicht die Betriebskosten. Bei Beamern zum Beispiel müssen nach wie vor regelmäßig die Leuchtmittel ausgetauscht werden. Außerdem ist ihre Lebensdauer begrenzt. Wenn sie mit jährlichen Kosten von einem Drittel des Anschaffungspreises pro Beamer rechnen, können Sie am Ende der Lebensdauer einen neuen kaufen.
  6. Stellen Sie sich die Ausstellungsnutzung konkret vor, besuchen Sie andere Museen und sprechen Sie deren Mitarbeitern – auch mit den Haustechnikern! Unglaublich viel Geld wird in Haustechnik investiert, die unnötig oder nicht nutzbar ist! Zum Beispiel überdimensionierte Bus-Systeme und Fußbodentanks, unbrauchbare Beleuchtungssysteme, fehlende Akustik-Maßnahmen.
  7. Lesen Sie diesen Artikel: https://kocmoc.net/journal/ausstellungsprojekt-tipps-start/

Coworking
Marienplatz